無紙化會議系統(tǒng)是行業(yè)領(lǐng)先的、專門為解決現(xiàn)代會議中的實際問題而提出的一體化解決方案，適合于各種高端會議場合，以及重要的政務(wù)、商務(wù)、企事業(yè)單位和大型活動的會場實施應(yīng)用。無紙化會議系統(tǒng)實現(xiàn)全數(shù)字化管理，支持Ethernet或Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)連接方式，有力保障通信質(zhì)量。系統(tǒng)中央節(jié)點(diǎn)采用千兆以太網(wǎng)串行模式連接，級聯(lián)擴(kuò)展全部通過網(wǎng)線實現(xiàn)，終端可采用有線/無線通訊方式，對各種規(guī)格的會議廳以及臨時會場均具有良好的適應(yīng)性。

無紙化會議系統(tǒng)全部采用具有自主知識產(chǎn)權(quán)的會議管理平臺，可提供豐富的會議功能，協(xié)助會議使用方對整個會議流程進(jìn)行高效便捷的控制，對會前準(zhǔn)備，會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務(wù)功能，保證會議正常、有序、安全地進(jìn)行?？芍С趾灥?、多媒體播放、投票表決、呼叫服務(wù)、辦公文稿閱讀、郵件收發(fā)等多種常見的會議功能，又集成有手寫批注、同步文稿演示等高級會議功能，充分滿足參會者的各項需求。在整個會議過程中，無紙化會議系統(tǒng)可以為參會人員提供絕佳的數(shù)字化辦公體驗，所有的操作均通過一臺終端完成，簡化了紙質(zhì)文件的使用，極大推進(jìn)無紙化會議辦公水平的發(fā)展與進(jìn)步。

1. 需求分析

1、保密

隨著國家信息化進(jìn)程的不斷加快，信息安全問題也越來越突出，引起了社會各界的廣泛關(guān)注。在傳統(tǒng)的紙張會議文件的傳送中，由于每次會議的召開，需要會議主持人員將會議的議題和內(nèi)容編輯好，在文件的打印、復(fù)印、裝訂等過程中，由于中間環(huán)節(jié)多，給保密會議帶來了很多不可預(yù)見的風(fēng)險。我們的保密會議系統(tǒng)可以從根本上杜絕傳統(tǒng)方式下的帶來的各種隱患。

2、節(jié)省

在政府機(jī)關(guān)、科研機(jī)構(gòu)，和各企事業(yè)單位，每年各種會議較多，會議材料用紙量較大，印制等各種費(fèi)用較高，人力及時間消耗較多，不僅增加成本，而且也不適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。同時與建設(shè)一個高效，節(jié)能，環(huán)保的社會也不相稱。無紙化不僅能大大提高工作效率，對環(huán)保節(jié)能也具有深遠(yuǎn)的意義。

3、易管理

所有用戶端的權(quán)限也都由服務(wù)器端控制，會議終端無法更改服務(wù)器的配置。

4、易維護(hù)

通過網(wǎng)絡(luò)獲取資源，是網(wǎng)絡(luò)計算環(huán)境下的終端設(shè)備，不會出現(xiàn)客戶機(jī)系統(tǒng)崩潰等現(xiàn)象，而且安裝操作系統(tǒng)時很方便，會議結(jié)束后，徹底清除垃圾文件。

5、強(qiáng)安全

外部的存儲數(shù)據(jù)在指定的區(qū)域，與操作系統(tǒng)相隔離，會議結(jié)束后，徹底清除會議文件，保密會議文件在系統(tǒng)中徹底粉碎。而且，每次系統(tǒng)重起后，系統(tǒng)都會恢復(fù)到最初的狀態(tài)。

6、便操作

使用人員無須任何計算機(jī)應(yīng)用知識即可熟練使用。使用者所需要做的事只有一件：打開電源；開關(guān)計算機(jī)同家電一樣簡單。對于會議室這樣一個公用的場所是非常適用的。在多功能無紙化保密會議中，結(jié)合會議軟件，可以實現(xiàn)更多，更全的功能。

2. 建設(shè)原則

本方案參照同類會議室建設(shè)使用情況，充分征求了專家和使用單位以及設(shè)備供應(yīng)商的意見，綜合分析考慮制定本工程設(shè)計目標(biāo)和原則。

2.1. 先進(jìn)型性原則

采用先進(jìn)的、開放的體系結(jié)構(gòu)，整個系統(tǒng)能體現(xiàn)當(dāng)今會議技術(shù)的先進(jìn)發(fā)展水平。

2.2. 實用性原則

能夠最大限度的滿足實際使用要求，采用集中管理控制的模式，在滿足功能需求的基礎(chǔ)上操作方便、維護(hù)簡單、管理簡便。

2.3. 可擴(kuò)充性、可維護(hù)性原則

為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間，系統(tǒng)維護(hù)是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的， 充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護(hù)可以在很短時間內(nèi)完成。另外，在保證系統(tǒng)先進(jìn)、可靠和高性能價格比的前提下，通過優(yōu)化設(shè)計達(dá)到最經(jīng)濟(jì)性的目標(biāo)。

3. 設(shè)計思路

首先，通過后臺管理界面進(jìn)行會議定制，包括：錄入會議議程、參會人員，上傳會議資料等。完成這些操作后，會議管理人員在會議開始前進(jìn)入會場，在會議管理系統(tǒng)的管理端開啟會議。

與會人員到達(dá)會場后，根據(jù)會議終端上的名稱、座號提示在指定位置就座，并在自己計算機(jī)終端上進(jìn)行會議簽到。開會時，參會人員使用自己的計算機(jī)終端來瀏覽會議資料、進(jìn)行會議交談，查看共享桌面并瀏覽會議布局等會議相關(guān)信息。評審結(jié)束后根據(jù)會議簽到表打印評審信息。會議結(jié)束后，用戶可以通過瀏覽器登錄會議管理系統(tǒng)界面進(jìn)行會議資料下載以及表決結(jié)果查看等操作。

3.1. 會前準(zhǔn)備

登陸管理-后臺登陸的權(quán)限控制

會議室定義-設(shè)置會議室布局圖/座位號及位置

首頁編輯-編輯開機(jī)導(dǎo)位歡迎界面

多會議管理-多會議編輯//會議日程設(shè)置/切換當(dāng)前會議

與會者設(shè)置-編輯參會人員列表詳細(xì)信息/編輯每一位與會者的權(quán)限/列表導(dǎo)入導(dǎo)出

文件分發(fā)-上傳文件分類及會議文件/為文件定義查閱權(quán)限

投票設(shè)置-管理并控制會議投票/列表及結(jié)果導(dǎo)入導(dǎo)出

視頻管理-搜索并配置視頻直播源、添加點(diǎn)播視頻文件

3.2. 會中交互及控制

會議簽到-參會人員電子簽到管理及狀態(tài)查詢

會議信息-顯示參會人員的列表詳細(xì)信息，顯示當(dāng)前會議的日程

會議文件-顯示并打開管理員分發(fā)的會議文件

會議現(xiàn)場-支持打開文檔并同步共享演示文檔/批注文檔/觀看同步演示/異步獨(dú)立觀看

會議記錄-會議過程隨手筆記/會議記錄的上傳/導(dǎo)出 

電子白板-可在模擬白板上進(jìn)行手寫演示，使會議變得形象生動/支持多人互動 

交流提示-支持與會者之間實時交流

網(wǎng)頁瀏覽-瀏覽internet網(wǎng)/可鎖定首頁

個人資料-可以導(dǎo)入本地私有文件/可隨時上傳共享私有文件

會議投票-提供會議現(xiàn)場的投票表決功能

視頻服務(wù)-播放視頻文件/直播源

PC模式-把無紙化終端作為普通PC電腦使用/支持全屏共享電腦

主持功能-主席機(jī)特有，包括界面強(qiáng)切/投票控制等功能

中控功能-支持統(tǒng)一升降控制/統(tǒng)一關(guān)機(jī)/也可操控接入的第三方中控

3.3. 會后歸檔

會議歸檔-會議過程文件打包備案保存/會議痕跡清空

4. 系統(tǒng)介紹

4.1. 功能介紹

該系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)會議室硬件系統(tǒng)構(gòu)成了企業(yè)高效會議的完整解決方案.企業(yè)內(nèi)部只需部署一套服務(wù)端軟件,即可支持企業(yè)內(nèi)部的所有會議室和會議管理.在會議軟件系統(tǒng)中最主要的是的參會用戶模塊,該模塊包含以下功能：

功能一：排位系統(tǒng)

本系統(tǒng)是會議系統(tǒng)的的重要組成部分。本系統(tǒng)基于信息技術(shù)、顯示技術(shù)平臺，采用自動化模式，來實現(xiàn)會議終端自動顯示就座與會人員姓名、職務(wù)等，能將幾個小時的手工操作縮短為幾秒鐘

功能二：簽到系統(tǒng)

電子化簽到系統(tǒng)需要做到一鍵觸摸快速簽到，自動記錄。系統(tǒng)提供自動抓拍的功能，可以直接保存簽到人的圖像，作為核對信息提交至后臺管理服務(wù)器。簽到狀態(tài)統(tǒng)計、查詢，統(tǒng)計結(jié)果可直接導(dǎo)出為excel文件。

功能三：文件分發(fā)系統(tǒng)

信息化時代的會議對電子會議文件的即時分發(fā)提出了較高的要求，在便捷的文件分發(fā)系統(tǒng)的管理下，無論是預(yù)置的文件還是臨時增添的文件均可通過服務(wù)器即時分發(fā)到每個與會者手中。系統(tǒng)還設(shè)置了嚴(yán)格的文件分發(fā)權(quán)限，可便捷地設(shè)置每個與會者對文件的閱覽、導(dǎo)出、查看權(quán)限。